lunes, abril 14, 2008

"Email etiquette" y política de emails en una empresa

En las comunicaciones laborales, uno de los tipos más importantes y más menospreciados es el email. Realmente creo que una buena utilización de esta herramienta es fundamental para cualquier empresa o persona que utiliza el email como medio de comunicación. Les dejo las 32 reglas del sitio, el cual les recomiendo consultar para obtener más información sobre el tema.

1. Be concise and to the point

2. Answer all questions, and pre-empt further questions

3. Use proper spelling, grammar & punctuation

4. Make it personal

5. Use templates for frequently used responses

6. Answer swiftly

7. Do not attach unnecessary files

8. Use proper structure & layout

9. Do not overuse the high priority option

10. Do not write in CAPITALS

11. Don't leave out the message thread

12. Add disclaimers to your emails

13. Read the email before you send it

14. Do not overuse Reply to All

15. Mailings > use the bcc: field or do a mail merge

16. Take care with abbreviations and emoticons

17. Be careful with formatting

18. Take care with rich text and HTML messages

19. Do not forward chain letters

20. Do not request delivery and read receipts

21. Do not ask to recall a message.

22. Do not copy a message or attachment without permission

23. Do not use email to discuss confidential information

24. Use a meaningful subject

25. Use active instead of passive

26. Avoid using URGENT and IMPORTANT

27. Avoid long sentences

28. Don't send or forward emails containing libelous, defamatory, offensive, racist or obscene remarks

29. Don't forward virus hoaxes and chain letters

30. Keep your language gender neutral

31. Don't reply to spam

32. Use cc: field sparingly

Este sitio también recomienda que la empresa tenga una política de emails para obligar a tener en cuenta estas reglas. Leer sobre la creación de una política de emails acá.

Finalmente, unos tristemente graciosos comics de Dilbert sobre el tema:

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