Dificultades para llevar a cabo proyectos de costo fijo en empresas grandes

El staffing dentro de una empresa de ~1000 personas no es fácil. Sus objetivos son minimizar la cantidad de gente que esta sin asignación, y lograr una asignación correcta de toda esa gente, para que el cliente este contento, la persona este contento y el equipo este contento. Además hay que maximizar la facturación por cada persona.

No es nada fácil, menos en esta época de crisis donde la facturación es una necesidad muy critica.

Se me presento un problema. Me asignaron a un proyecto de costo fijo, para realizar un sitio web de consultas técnicas con una tecnología muy especifica. El proyecto comienza en un mes, pero ya hay que ir armando el equipo. Ya habíamos tenido hace unos meses un proyecto para el mismo cliente y en la misma tecnología, así que lo ideal era conseguir al mismo equipo. Comencé a trabajar en pos de eso y resulta que la diseñadora gráfica no estaba disponible, estaba asignada a otro proyecto.

Debido a la rareza de esta tecnología, no contar con esa persona crea un gran riesgo, el cual se duplica en un proyecto de costo fijo, debido a sus características. Necesitariamos entrenar a otra persona en esa tecnología, asignarla un tiempo antes (perder plata) para pagar la curva de aprendizaje, obtener ayuda de la otra persona (perjudicando al otro proyecto). Lo único positivo que veo es que la empresa va a contar con otra persona con conocimientos de esas tecnologías, lo cual es muy bueno, pero como PM, tengo que enfocarme en mi proyecto y ese cambio me afecta. Cuando tenga otras responsabilidades, cuando vea al bosque en conjunto en vez de a un solo árbol, todo sera distinto, pero en este momento tengo objetivos claros: lograr que el proyecto sea un éxito, que el cliente nos de mas proyectos y que logremos un buen margen.

Un tema que me preocupa en una empresa grande es la visibilidad y la correcta toma de decisiones con tanta gente dando vueltas. Por ejemplo, en este caso, no hay una persona que pueda claramente tomar la decisión de si conviene desasignar a la diseñadora del proyecto actual y pasarla a este proyecto o dejarla ahí. Es una decisión muy difícil, teniendo en cuenta que son sectores distintos, cada proyecto tiene distintas cadenas de mando y la persona donde confluyen es el COO de la compañía, que no va a ponerse a ver un tema que desde su óptica parecería ser tan mínimo. Problemas de las empresas grandes.

Reconocimiento muy especial de un cliente

Un cliente esta muy contento con una persona de un equipo donde trabajo, y lo quiso reconocer, para eso le pidió que elija tres juegos para cualquier plataforma (nuestro trabaja en una empresa donde se desarrollan videojuegos). La persona del equipo los eligió y el cliente se los mando.

Hasta acá no hay mucho que destacar, aunque estas cosas no pasan muy a menudo, pasan de vez en cuando. Hoy cuando llego el paquete de Fedex, todos estábamos al rededor de nuestro compañero para ver sus nuevos juegos para su PSP, y además de los tres juegos, había una carta.

Ese fue el detalle de color del día, dentro de la carta, había una tarjeta de agradecimiento escrita a mano. Realmente eso dibujo una sonrisa muy grande en mi por mucho tiempo, y mucho mas en la persona reconocida. Fue un detalle excelente. Les dejo las fotos, p[rimero de la postal de afuera y los tres juegos (hacer clic para ampliar si son curiosos):

Luego de la postal:

Donde se puede leer lo siguiente:

Roman,
Just can't thank you enough!
Thank you for your outstanding contribution to NAWP.
Keep up the great work (and have fun with the games)!
Dave, Lukas, and the rest of the NAWP team.

Estas son las pequeñeces que me hacen amar mi trabajo.

Vida BlackBerry

Hace unos meses me entregaron una BlackBerry en la empresa. Realmente lo busque y fue algo positivo, ese aparatito en mis manos era como un reconocimiento, una nueva carga responsabilidades y mas posibilidades para crecer dentro de la empresa, algo que uno siempre busca, ser un mejor profesional, poder dar respuestas mas rápido, dar tranquilidad, consejos y mostrar el camino. Luego uno reflexiona y se da cuenta que no tuve opción en aceptar al querido aparatito. Ni pensé en no aceptarlo, pero es una de las tantas cosas que uno tiene que aceptar en ciertas situaciones. Decir no esta mal visto, mientras los ofrecimientos sean razonables, pero me estoy distrayendo y escapando del objetivo de este articulo, que es describir mi vida con una BlackBerry, estando todo el día online recibiendo el mail del trabajo.

Obviamente que a la noche la apago, cuando me voy a dormir!! Eso es crucial. Cuando me despierto la prendo, la paso a modo silencioso y la guardo en el bolsillo de la mochila, así empieza a descargar los mails. Luego me baño, me cambio, desayuno y salgo a trabajar. Tengo 10 cuadras hasta la estación de tren, entonces ahí es cuando comienzo a ver los mails. Generalmente no tengo que responder nada, porque ya estoy acercándome al trabajo y ahí tendré la oportunidad de responder desde la computadora, que obviamente es mas cómodo. Pero el hecho es que ya estoy al tanto de las cosas que pasaron, y puedo ir cocinando las respuestas en mi cabeza hasta que llegue el momento de escribirlas.

Durante mi día laboral, dejo la BlackBerry en un modo que programe yo, que solo suena si recibo una llamada y vibra si recibo un SMS, no pasa nada cuando recibo un mail. Si entro en una reunión lo silencio totalmente. Luego cuando almuerzo dejo el modo que programe, y lo tengo en mi bolsillo, si recibo una llamada o un SMS acudo a el, los mails no interrumpen mi existencia.\

Cuando salgo del trabajo, cambio al modo ruidoso, en el cual el aparato vibra y suena pase lo que pase. Cuando viajo en tren generalmente leo libros, pero me fijo si me llega un mail del trabajo. Afortunadamente no estoy quedandome fuera de horario en este momento en la oficina, pero hay gente que si y también tengo clientes en usos horarios menores que escriben a esas horas normalmente. No me molesta leer los mails o responder algo cuando estoy volviendo del trabajo.

Ahora viene la parte difícil, la parte donde dudo si soy un adicto a la BlackBerry o no: No la apago o la tengo conmigo hasta que me voy a dormir, y leo los mails hasta ese momento, pero raramente respondo. Eso es malo, porque hay veces que surgen problemas que me ponen nervioso, que me complican dormir a la noche, muchas veces que están fuera de mi control y que no puedo resolver hasta el próximo día laboral. Soy muy exigente conmigo mismo y eso me afecta. Hay veces que ayuda leer el mail antes, ya que tengo tiempo para reflexionar sobre ciertas cuestiones y dar una mejor respuesta al otro día. Todavía mi carga y responsabilidad no es tan grande como para que me afecte tanto, pero cuando lo sea, tal vez llegare a apagar por lo menos los mails laborales cuando llego a casa. Me imagino que cuando tenga una familia lo voy a tener que hacer. Los fines de semana leo los mails también, pero ni respondo.

Tengo que ver si sigo con las mismas costumbres o las cambio. Realmente no me afecto en lo personal todavía, y espero poder apagar la BlackBerry cuando lo haga, sin dudarlo. Este es el primer articulo de este tema, volveré a comentar mi 'estado' cuando cambie mi utilizaron dependiendo de cambios en mi vida profesional o personal.

Consejos para encarar una entrevista laboral

Hace poco llegue a un blog donde un autor recopilo gran información sobre entrevistas laborales, un manual para controlarlas y convencer al seleccionador experto (ese es el titulo de la entrada del blog).

Desde enumerar los objetivos de cada parte en la entrevista a explicar que es una entrevista de trabajo hasta dar consejos, pasos previos, desde como vestirse a como encarar la entrevista, que hacer el día anterior, como comunicarse, expresarse, que preguntar y que no preguntar.

Realmente es mucha información. No les voy a mentir, no llegue a leer todo, y tampoco estoy de acuerdo con todo lo que leí, pero si les interesa el tema les recomiendo que lo lean.

Disfrutenla acá.

Trabajando en la industria de los Videojuegos!!!

Es innegable que el primer contacto con una computadora de muchos haya sido con algún videojuego. Creo que para cualquiera nacido en los 70's o 80's esto es cierto. Tal vez para las ultimas generaciones el primer contacto es internet, quien sabe. Lo que importa, es que en mi caso fueron los videojuegos, en una 'poderosa' Commodore 64.

Desde chico me gustaron los videojuegos y actualmente sigo disfrutando de los videojuegos como forma de entretenimiento (Mi ultimo amor, el Fallout 3). Creo que mi pasión por las computadoras comienzo por los videojuegos. Creo que fue uno de los factores por los cuales comencé a estudiar ingeniería en informática.

Ahora la vida me encuentra trabajando en la industria de los videojuegos, hace escasos meses. Realmente nunca lo imagine, o si lo imagine, pero no pensé que iba a poder, acá en la Argentina, ni siquiera tan pronto, con la empresa numero uno del mundo como cliente.

Realmente no realizo tareas técnicas ni muy relacionadas a juegos, mas que alguna administración de tareas de alto nivel, pero espero que pronto en la empresa empecemos a obtener proyectos mas completos, donde pueda involucrarme mas. Realmente me encantaría.

Godzilla: ¿Es un riesgo en un proyecto?

Siguiendo el tema de los riesgos que comencé hace unos días, luego de plasmar los riesgos en digital, se lo pase al líder técnico para que lo revise con el resto del equipo, para ver si estaban de acuerdo y para ver se les ocurrían otros.

Luego de leerlos, me escribió un mail comentándome lo siguiente: "Yo agregaría que como riesgo, que el proyecto se caiga (por cuenta del cliente, o sea que cancelen el juego)."

¿Que piensan ustedes sobre ese riesgo?

Realmente creo que no va en una lista de administración de riesgos que es visible para el cliente y para la alta dirección en la empresa.

Creo que la administración de riesgos se debe hacer sobre riesgos que pueden transformarse en problemas y que pueden mitigarse, no sobre riesgos que están fuera de nuestras manos, temas de fuerza mayor.

La cancelación de un producto en desarrollo por parte del cliente (en este caso un juego online para el mercado asiático) , no puede ser controlada por nosotros. Para dar más detalles, nosotros somos una pequeña parte de un equipo gigante y multidisciplinario que trabaja hace largos meses en el juego. A nosotros nos contratan para hacer una tarea específica, no podemos causar la cancelación del juego, ni si nos propusiésemos a hacerlo.

Ese riesgo es tan inmanejable a nosotros como alguno de los siguientes:

- Que Asia se quede sin internet.

- Que prohíban en China los juegos online.

- Que ataque Godzilla!


Sin embargo, si yo fuese el PM de todo el juego, ese riesgo tendría que considerarlo. Todo depende donde uno se encuentra parado.

Contratos, reconocimiento de ingresos y otras yerbas

El otro día, un cliente se quejo por el proceso legal de los contratos que existía entre mi empresa y la suya. El tema es que cada vez que hay que el cliente contrata a alguien o hace un gasto por algún viaje o compra de algún equipo, hay que armar un contrato, que tiene que pasar al área de legales de su empresa, luego tiene que mandármelo, lo tengo que hacer firmar por el COO, escanear y mandárselo de nuevo para que el lo firme y luego ambos nos guardamos ese documento por fines contractuales y legales.

Es un proceso engorroso pero necesario, la manera de evitarlo seria tener una excelente plantificación, y crear un solo contrato para un largo periodo. El tema es que debido a temas de presupuesto, el cliente no puede comprometerse de esa manera, entonces me va pidiendo que agrande al equipo de a una persona por mes, inicialmente por unos meses y luego si le sirve esta persona se extiende el contrato. Luego me pide un viaje, luego otra persona mas y cada uno de estos pasos requiere ejecutar el proceso descripto anteriormente.

Mi única acción en este caso fue reportar esto al área de preventas y al ejecutivo de la cuenta, para que lo tengan al tanto, pero esto fue algo definido por el área de legales de ambas empresas, y no se puede cambiar de una mañana para la otra. Luego le avise al cliente (nunca olvidarse de responder en estos casos) que íbamos a investigar si podíamos agilizar el tema, pero por el momento había que respetar el proceso.

El otro día el CFO de la empresa nos indico que la empresa tiene que tener evidencia persuasiva de todos los contratos, para cumplir normas internacionales y algún día entrar en la bolsa. Nos envío el link de este articulo, donde cito lo siguiente:

There are four criteria that must be met to recognize revenue:

• Persuasive evidence that an agreement exists
• Delivery has occurred or services have been rendered
• The seller’s price is fixed and determinable
• Collectability is reasonably assured

¡Martin Vs. los Riesgos!

Hace tres o cuatro semanas, mi jefe me pidió que actualice los riesgos de los proyectos que tengo a cargo. Al utilizar la palabra actualizar, fue mas que generoso, ya que debería haberme dicho que identifique algún riesgo, ya que los que estaban no eran para nada validos, debido a que ya habían surgido o se habían mitigado.

Realmente cuesta administrar riesgos. A mi personalmente me cuesta pensar en riesgos. Sera porque nunca lo aprendí correctamente, ni tuve buen coaching para aprender ese arte. Otra razón debe ser porque leí que esto le pasa a mucha gente (creo que en este libro), y por eso me sentí aliviado y no me peso tanto la culpa al olvidar y encajonar esta tarea hasta hoy. Tal vez por esa misma razón mi jefe me asigno la tarea tan amablemente y no me persiguió para que la haga rápidamente.

Resulta que hoy a la mañana, como si algunas neuronas dormidas hayan hecho contacto de repente, se me ocurrieron cuatro riesgos de una! Para darle mas color al relato, estaba viajando al trabajo, eran las 835am, en la cómoda combi que me lleva desde plaza constitución hasta la oficina, tratando de no pensar en una chica que me había roto el corazón hace escasos días, medio dormido, mientras rodeábamos por la avenida Paseo Colon la plaza que se encuentra atrás de la casa rosada, con un sol muy placentero iluminándome y dándome calor gentilmente. Lo que quiero sacar a relucir es que las ideas pueden aparecer en cualquier lado y es algo mágico realmente, si uno se pone a pensar sobre el tema. Los cuatro riesgos que se me ocurrieron, los había incluso reportado anteriormente, pero no como riesgos. Eran cuestiones del proyecto, muy visibles, pero no estaban correctamente registrados.

Consejo: Cuando tengan que administrar riesgos, no piensen que tienen que administrar riesgos, piensen en los problemas y situaciones del día a día de los proyectos, y algún día se les ocurrirá como expresarlos como riesgos.