Evaluando el rendimiento de la gente en distintos tipos de proyectos

Como Project Manager, cuando uno necesita evaluar el rendimiento del equipo, conviene estar en un proyecto donde se está en el día a día, donde se trabaja con el equipo para lograr un objetivo y uno tiene responsabilidades sobre las tareas. Al estar bastante tiempo asignado y compartiendo el avance del proyecto uno puede evaluar el desempeño de cada miembro del equipo.

Esto seria en proyectos de costo fijo, en proyectos "time & materials" y en proyectos "staff augmentation" donde además de los desarrolladores, testers, diseñadores (y cualquier otro rol que se les ocurra) el cliente también te tenga contratado a cierto porcentaje para administrar al equipo, sus tareas y tiempos.

El problema surge cuando uno esta asignado como "focal point" en proyectos donde el cliente solo contrata tiempo de gente técnica y el se encarga de la administración de sus tareas y el tiempo. Uno tiene que estar asignado en cierto pequeño porcentaje para resolver cualquier tipo de problemas que el cliente tenga con el equipo y/o viceversa. También por temas financieros, de viajes o para hacer seguimiento del contratamiento o entrevistas de nuevos candidatos para formar parte del equipo.

En estos casos uno tiene que tener una idea de lo que la gente esta haciendo, y si tiene que evaluar su desempeño, uno cuenta con los comentarios que pueda dar el cliente. Si hay alguna persona técnica que el cliente asigna como líder y oculta al resto del equipo de alguna forma, hay que referirse a esa persona para evaluar al resto del equipo y al cliente para evaluar a esa persona. Esto es mucho mas complejo de lo que parece, se los aseguro, pueden surgir cientos de inconvenientes.

La idea es tomarse el tiempo necesario durante toda la duración del proyecto para hablar con el equipo, el cliente, contrastar opiniones, confrontarlas. Esto ayuda a tener un panorama amplio preparar la evaluación con una buena base y estar seguro del resultado.

Proyecto sin responsabilidad sobre tareas: Es bueno sentarse cerca de la gente

Actualmente estoy ejecutando proyectos del tipo "Staff Augmentation" donde uno no tiene responsabilidades sobre las tareas, ya que el cliente asigna directamente estas al equipo, pero uno actúa como contacto del cliente y como contacto del equipo con la empresa.

El tema es que el objetivo principal en esos proyectos es que la gente rinda bien, que el cliente este contento, que la gente no este aburrida y se vaya y también de hacer crecer el equipo. Sin contar temas de facturación y otros temas administrativos.

Como uno no esta en el día a día de las tareas, es bueno pasar a charlar una vez por día para ver si están bien, si tienen algún problema o si detectaron alguna oportunidad. Es muy importante inculcarles la idea de que estén atentos de las necesidades del cliente.

Una mejor practica es tratar de sentarse con estos equipos, ir alternando entre ellos si se tiene mas que uno. Estar cerca ayuda a que comuniquen muchas mas cosas (algunas útiles, otras no realmente), y esto sirve para conocerlos mas y las necesidades del cliente, por ende, ejecutar mas efectivamente este tipo de proyectos. Se que hace unos días dude sobre esto, pero era otro tipo de proyecto, donde tenia responsabilidades sobre las tareas, estaba en el día a día involucrado con el trabajo que todos tenían que hacer.

Descuido al olvidar pedir la aprobación formal en un proyecto

Hace poco les conté sobre un proyecto Time and Materials con limite de tiempo (y dinero, por eso "Capped") y garantía que por suerte termino bien (Leer acá!).

Lo que me falto en ese proyecto fue pedir la aprobación formal. El tema fue que como fue Time and Materials no me preocupe por eso, como si lo hubiese hecho en un proyecto de costo fijo.

Luego de casi tres semanas de haber entregado el proyecto me llega un mail de que pudieron terminar de instalar todo y su cliente les dio el ok, entonces que me daban la aprobación formal y comenzaba la garantía ese día. No se imaginan mi cara al recibir ese mail. Quería literalmente desaparecer de este planeta.

Yo pensé que con el ok de la entrega ya estaba, pero descuide ese importante aspecto. Estoy seguro que con la presión adecuada hubiese conseguido la aprobación mucho antes.

No hay que descuidar obtener la aprobación formal en todo proyecto que tenga garantía, sin importar el tipo de contratación.

¿Es bueno que un Project Manager se siente cerca de su equipo?

Hoy cuando estaba volviendo a mi casa repase mi historia de proyectos, y estuve pensando si mi ubicación afectaba de alguna forma (positiva o negativa) al resto del equipo y al éxito del proyecto.
Primero les cuento que pienso que un Project Manager es parte de un equipo (donde tiene responsabilidades sobre las tareas) y lo lógico es que es bueno que se siente con el equipo, pero una experiencia reciente me hizo pensar que tal vez la distancia sea buena en ciertas ocasiones.

Igual no tuve malas experiencias sentándome cerca de la gente, y voy a seguir buscándolo, pero en esta ultima experiencia no pude por temas de espacio físico e igual todo salio bien.

El equipo se conformaba con gente de mi misma edad mas o menos y todos los días nos reuníamos a charlar del proyecto. Además a mi me cuesta mucho quedarme sentado, entonces pasaba a saludarlos y ver como andaban varias veces por día, muy amistosamente obviamente. Por suerte el equipo andaba muy bien solo y no necesitaba mucho apoyo de mi parte. El tema es que hubo ciertos momentos críticos, donde pienso que si hubiese estado cerca hubiese molestado mas que ayudado. Hay ciertas ocasiones donde hay que dejar al equipo trabajar. Estando lejos podía contenerme, pero cerca tal vez los hubiese acosado mas con preguntas. De lejos pude contener mis nervios y dejarlos tranquilos.

Lo que veo ahora es que el equipo es muy unido, siguen almorzando juntos, esta muy bueno eso, pero me da un poco de lastima haber quedado fuera de eso. Igual tal vez es bueno que el Project Manager mantenga cierta distancia. Realmente no estoy seguro de eso ¿Que les parece?

Proyecto de costo fijo: Enojo de un cliente al darse cuenta que la garantía estaba vencida

Hace un tiempo viví una situación tristemente graciosa. Tome una cuenta de un PM que se iba de la empresa para hacer un nuevo proyecto y encargarme de la garantía que corría de un proyecto anterior.

Durante la ejecución del nuevo proyecto, el cliente reporto unos errores del proyecto anterior. Por suerte fue de otro sector del cliente, no fue nadie con quien estuviese en contacto actualmente. Antes de analizar estos errores, me referí al contrato para ver cuando vencía la garantía y descubrí que ya estaba vencida. ¡Informe sobre esto y el cliente se enojo porque no le había avisado!

Fue la primera vez que me paso, realmente no creo que sea una practica usual ir manteniendo al tanto al cliente del estado de las garantía de un proyecto ya terminado. En un mundo ideal seria lo mas correcto, pero la realidad es que uno quiere ejecutar lo mínimo que se pueda de garantias, porque es plata que se pierde. Yo configuro un recordatorio y aviso cuando termina, no antes.

En realidad uno cobra un 5% adicional aproximadamente cuando ejecuta proyectos de costo fijo con garantias, pero si no gastas esa plata mucho mejor. Además tenes que buscar a la gente que estuvo en el proyecto, pedirle a sus actuales PMs que te pidan tiempo, coordinar con el cliente, asegurarte que los ambientes de trabajo se mantengan, y rezar que sigan en la empresa, sino es mucho mas difícil, creanme.

Finalmente el cliente acudió a su contacto de ventas, que me hizo que estime los errores, si no llevaban tanto (ya lo había visto y llevaban bastante tiempo), los haríamos gratis para quedar bien con el cliente, pero finalmente nos llego la orden de operaciones de no ejecutar garantias vencidas, así que el cliente lo hizo internamente, no quiso contratarnos de nuevo por ese trabajo, estimo que se les libero alguien internamente.

Por suerte el otro proyecto que ejecute salio muy bien y en pocos días termina la garantía, espero que no encuentren nada!

¿Ustedes avisan a los clientes el estado de la garantía?